Албан бичгийн харилцааг цахим шуудан буюу и-мэйл орлодог. Тиймээс и-мэйлийн зөв хэрэглээг хэвшүүлэх ур чадварт тань зайлшгүй мэдэж байх дүрмүүдийг танилцуулж байна.
1. АЛБАН МАЙЛ
И-майл бичих соёл, стандарт, дүрэм гээд янз бүрээр хүмүүс ярьдаг. Албан бичиг бичих стандарттай байгууллага, компаниуд олон байдаг. Тэдгээрийн нийтлэг баримтлах зарчмын хувьд:
- Байгууллагын үндсэн брэндингийг илэрхийлнэ
- Гарчиг нь и-мэйл, захидлын гол санааг илэрхийлж байх
- Агуулгыг чухалчилна. Толгой, мөр, сүүл холбосон товч, ойлгомжтой.
- Бичвэрийн хувьд 3-4 мөр хэтрэхгүй, Олон фонт солихгүй
- Монгол болон бусад хэлээр хольж бичихгүй байх
- Мэндчилгээ
- Хавсралт файл хүргүүлж байгаа бол тайлбарыг дурдах
- Signature буюу гарын үсэг ашиглах
- И-мэйл захидлын төгсгөлд “Баярлалаа” “Хүндэтгэсэн ….” гээд өөрийн овог, нэр албан тушаал, холбоо барих мэдээлэл зэргийг заавал оруулах.
2. ҮСГИЙН ФОНТ
И-майл хэрэглээг дэмжих платформуудын хувьд хэрэглэгчдийг өөрсдөө фонтоо сонгох боломжийг өгдөг. Өөрөөр хэлбэл рс дээрээ тухайн фонтоор бичээд майл руугаа хуулах боломжтой. (Gmail-н хувьд 11 фонттой)
Албан майлын хувьд одоог хүртэл “Times New Roman” эсвэл “Arial” зэрэг сонгодог фонтыг ашигласаар байдаг. Зарим байгууллагуудын хувьд Tahoma, Cambria, Calibri, Verdana зэрэг фонтуудыг ашиглаж байдаг. Фонтын хэмжээний хувьд 11,12-тай байх. Хэт олон фонт, хэт олон фонтны хэлбэр (налуу, тод, доогуур зураастай гм), бүх текстийг томоор бичих зэргээс зайлсхийх хэрэгтэй.
3. SUBJECT БУЮУ И-МЭЙЛИЙН ГАРЧИГ ХЭСЭГ
Subject буюу Гарчиг маш чухал. Бид нарын дийлэнх нь өдөрт олон майл хүлээж авдаг. Бараг тухайн майлийг уншихгүй ч тохиолдол байдаг. Майл хүлээн авч байгаа хүн тухайн майлыг нээж үзэх, унших эсэхээ гарчигаас хамаарч шийдэх нь түгээмэл. Тиймээс гарчиг товч бөгөөд тодорхой, ойлгомжтой өгөх хэрэгтэй. Жиш: И-майл маркетингийн компанит ажлын гол амин сүнс нь майлын гарчигт байдаг.
Муу гарчгийн жишээ гэвэл
- Сайн байна уу?, Hello, Hi гэх мэт мэндчилгээгээр эхлэх аль эсвэл ойлгомжгүй нэг үг бичих
- Хэрэв та бизнес удирддаг, хөрөнгө оруулагч, эсвэл бизнесийн удирдлагад дундаас дээш түвшинд ажилладаг менежер гэх мэт хэт нуршуу, сунжирсан
- Дэлгэрэнгүйг майлын агуулгаас уншиж танилцана гэх мэт
Сайн гарчгийн жишээ гэвэл
- Хамтран ажиллах тухай гэх мэт товч бөгөөд тодорхой
- Сургалт эхлэхэд нэг хоног үлдлээ гэх мэт сэдэлжүүлсэн, өдөөсөн
4. REPLY TO ALL
Энэ товчлуурыг дарахын өмнө таны хариуг бүх хүн үзэх шаардлага бий эсэхийг бодож үзээрэй. Тусгайлан нэг л хүнд хариу явуулах товчлуур бас бий шүү дээ. Түүнчлэн өмнө нь харилцаж байсан хүн ч гэлээ, өөр асуудлаар холбогдох гэж байгаа бол Reply ашиглалгүй шинээр Subject үүсгэж бичээрэй.
5. ATTACHMENTS буюу ХАВСРАЛТ ФАЙЛ
Ямар нэг файл хавсаргахдаа түгээмэл хэрэглээний програмаар нээгдэх эсэхийг шалгаарай. Microsoft Office-ийн хэрэглүүрүүд бол хаана ч бий, харин Prezi ашигласан илтгэлийн файлыг тань бүх хүн нээж чадах нь эргэлзээтэй. Тийм болохоор и-мэйл явуулахын өмнө өөр өргөтгөл ашиглавал зүгээр эсэхийг лавлаад асуусан нь дээр.
6. И-МЭЙЛИЙН БҮТЭЦ
Хэдий байнгын харилцагч, найз нөхөр шиг тань хүн боловч ажил хэргийн и-мейл л бол эхэнд нь заавал мэнд мэдэж, дараачийн мөрнөөс ажил хэргээ бичих хэрэгтэй. Мөн и-мейлийн төгсгөлд баярлалаа, баяртайгаа бичиж нэрээ заавал хавсаргах нь зүйтэй.
7. ХАРИУ ИЛГЭЭХ
Ажлынхаа и-мэйлийг өглөө бүр шалгах нь таныг хэр сайн ажилтан бэ? гэдгийг илтгэнэ. Хэрэв хариу өгөхөд хэлэлцэх, бодох шаардлагатай бол ядаж хүлээж авлаа гээд хэзээ хариу өгөх боломжтойгоо даруй мэдэгдэх нь том соёл. Бэлэн болоогүй байсан гээд хүний и-мэйлийг гурав хоног уншилгүй дарж болохгүй шүү дээ. Ер нь технологи хөгжсөн энэ үед гар утсандаа и-мэйлээ холбож тухай бүрт даруй хариу өгч сурах нь сайн мэргэжилтний нэг чанар юм.
8. SIGNATURE
Dear
Хүндэтгэсэн,
Батын ТУНГАЛАГ
Гүйцэтгэх Захирал
Соёмбо ХХК
Холбоо барих дугаар: 9999-9999
И-майл хаяг: tungalag@soyombo.mnВэб хаяг: www.soyombo.com
ЗӨВЛӨМЖ
- Албан майлд энгийн ярианы хэллэг болох Сайн уу, юу байна, Bye bye гэх мэт албан бус үг хэллэг ашиглах
- Үг, үсгийн алдаатай
- Латин, кирил үсэг холих
- Subject, Мэндчилгээ, Signature хэрэглэхгүй байх
- Албан ёсны и-мэйлд сэтгэл хөдлөлийн өнгө аяс илэрхийлсэн үг хэллэг бичихээс зайлсхийх
- Fwd:…….хийх
- Signature хэрэглэхгүй
- Subject Буюу гарчигчаа буруу өгөх
- Майл хүлээж авсан бол хүлээж авсан тухай мэдэгдэх
