Файл, баримт бичгийн зохистой зохион байгуулалт нь ялангуяа хамтын орчинд маш чухал байдаг. Хэрэв таны ажилчдын нэг нь байхгүй бол (эсвэл бүр ажлаас гарсан) та тухайн хүний хийсэн эсвэл хадгалсан аливаа баримтыг хялбархан олох боломжтой байх ёстой.
Компьютер, зөөврийн компьютер эсвэл хөдөлгөөнт төхөөрөмж дээр баримт бичиг, файлаа хадгалахаас гадна олон хүмүүс cloud/үүл-ийг үндсэн програм, файл хадгалахдаа ашиглаж байна.
Файлын менежментийн зөвлөмжүүд нь энэ асуудлыг шийдэхэд тусална гэж бодож байна.
- Анхдагч /default/ байршлыг ашиглах. Программ суулгаж байх үедээ анхдагч /default/ байршлыг ашиглах хэрэгтэй. Windows үйлдлийн систем дээр программууд ихэвчлэн (Drive Letter:) -> Program Files дотор байрладаг. Програмыг өөр газар суулгах шаардлагагүй бөгөөд энэ нь таныг төөрөлдүүлэх болон компьютерыг тань цэгцгүй болгох болно. Харин хэрэгцээт файлуудыг төрөлжүүлэн нэг байрлалтай байлгах хэрэгтэй. Нэг язгуур хавтас/folder/ үүсгэн (жишээ нь Shared Documents), бүх хавтсыг нэг хавтас дотор хадгална. Windows үйлдлийн систем дээр ажилладаг хэрэглэгчийн хувьд анхдагч байршил бол My documents хавтас байдаг. Файл хуваалцах cloud/үүл орчинд ижил зүйлийг хийгээрэй. Файлуудыг цагаан толгойн дарааллаар хадгалагддаг тул тэдгээрийг олоход хялбар болгодог.
- Shortcut-ыг ашиглах. Программ суулгах, файл хадгалах явцад цаг хэмнэх нэг арга бол Shortcut буюу товчлол үүсгэх явдал юм. Shortcut гэдэг нь таны компьютер дээрх тодорхой хавтас, файл, документ эсвэл програмд шууд нэвтрэх боломжийг олгохын тулд хаана ч байрлуулж болох холбоос юм. Дармагц линк нь таны хүссэн файл, программ руу чиглүүлэх тул хэрэгцээт программ, файлын Shortcut-г үүсгэж дэлгэц /desktop/ гэх мэт тохиромжтой газар байршилд байрлуулах явдал.
- Файл бүрийг зохих ёсоор нь нэрлэ. Файлын нэршил нь файлын менежментийг сайжруулахад маш чухал юм. Бичиг баримт, файл, хавтас зэргийг зөв нэрлэх нь эдгээр зүйлд дараа нэвтрэх, хадгалахад хялбар болгодог. Файл эсвэл хавтсан /folder/-т нэр өгөхийн тулд онцгой бөгөөд тодорхой нэр ашигла. Баримт бичиг, файлуудыг тодорхой нэр өгч, боломжтой бол нэрэнд огноог оруулах хэрэгтэй. Файлуудыг нэрлэх гол зорилго нь файлыг нээж, харахгүйгээр юу болохыг хэлж чаддаг байх явдал юм. Тиймээс хэрэв энэ баримт нь захиргаанд гаргасан хүсэлт бол түүнийг … хүсэлт_20211202 гэх мэтээр нэрлээрэй; энэ нь зүгээр хүсэлт гэхээс илүү дээр. Энэ захидлыг хэн ч нээхгүйгээр яаж мэдэх вэ? Хэрэв та файлуудыг имэйл эсвэл зөөврийн төхөөрөмжөөр хуваалцаж байгаа бол файлын нэр нь илүү тодорхой мэдээлэлтэй байхыг хүсч болох юм. Тиймээс энэ тохиолдолд онцлог, түлхүүр үгийг ашиглан, тухайн үйл явдлын огноотой давхар ашиглах нь илүү үр дүнтэй.
- Шатлалтай хавтас /folder/ үүсгэ. Эдгээр нь таны компьютерийн шүүгээний шүүгээ юм. Гол нь та тухайн хавтаст орж, файлыг заавал нээж үзэлгүйгээр ямар төрлийн файлууд болохыг ойлгож байх нь чухал. Хавтсаа нэрлэхдээ аль болох энгийн нэр ашиглах хэрэгтэй. Та ирээдүйд энэ хавтас /folder/ -ын жагсаалтыг үзэхдээ сонирхолтой товчлол ямар утгатай болохыг сонирхохыг хүсэхгүй байх.
- Шаардлагатай гэж үзвэл үндсэн хавтсанд өөр хавтас үүсгэ. Жишээлбэл, Сургалт нэртэй хавтас нь 2020, 2021, 2022 гэсэн нэртэй хавтсыг агуулж болно. Үйлчлүүлэгчид зориулж нэрлэсэн хавтас нь илгээсэн нэхэмжлэх гэх мэт хавтсыг агуулж болно. Зорилго нь жагсаалтад байгаа олон файлуудаас илүүтэйгээр бүх файлуудыг хамаарах хавтас дотор байлгах явдал юм.
- Файл таны хүссэнээр л хадгалагдах болно. Баримт бичгийг цэгцтэй бүрдүүлэх хамгийн тохиромжтой цаг бол түүнийг анх үүсгэх үе. Тиймээс Save As талбарыг ашиглан тухайн файлаа анх татаж авах, үүсгэхдээ, нэр өгөхдөө файлаа тохирох газар байрлуулах хэрэгтэй.
- Хэрэгцээтэй хавтас, файлаа ойрхон байлга. Хэрэв та маш их ашигладаг фолдер эсвэл файл байгаа бол тэдгээрийг нэрлэхдээ жагсаалтын дээд хэсэгт байрлуул! эсвэл файлын нэрийн эхэнд АА үсэг, тоо ашиглаж болох юм.
- Файлуудаа тогтмол цэгцлэх. Заримдаа хуучны файл нь дээр дурдсан нэртэй хавтасны жишээ шиг ил харагдаж байж болох юм. Хэрэв тийм бол файлуудынхаа зохион байгуулалтыг даруй шинэчлээрэй. Хуучин файлуудаа устгаснаар, эсвэл хуучин хавтсанд оруулснаар илүү цэгцтэй болно.
- Файлуудаа байнга нөөцлөх/Backup хийх/. Та файлуудаа өөр драйв эсвэл флаш дээр хуулж байгаа эсэхээс үл хамааран байнгын нөөцлөх горимыг тохируулах, дагаж мөрдөх нь чухал юм.
Сайн файлын менежмент нь цаг болон бүтээмж нэмнэ. Цахим баримт бичгийг удирдах нь таны баримт бичгийн менежментийн ерөнхий стратегийн хэсэг байх ёстой. Баримт бичгийн менежментийн зохистой төлөвлөгөөнд баримт бичиг боловсруулахтай холбоотой бүхий л зүйлийг багтаасан байх ёстой.
Программ болон файлын менежментийн сайн туршлага нь таны ажлын цаг, мөнгийг хэмнэх болно.
Эх Сурвалж: elawyer.mn
